Vous êtes une entreprise et vous possédez un parc automobile que vous utilisez pour vos propres services ? Qu’il soit bien fourni ou non, il faut nécessairement savoir en faire la gestion. Cependant, gérer une flotte de véhicules ne constitue pas une mince affaire. C’est une activité qui demande beaucoup de connaissances en termes d’organisation. Il faut notamment mettre en pratique diverses méthodes afin d’optimiser la gestion de votre flotte automobile. Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques orientations pour bien gérer vos flottes de véhicules.
Ajuster votre flotte à vos besoins
Opter pour un système de financement adapté à votre besoin fait partie des astuces pour savoir gérer sa flotte auto. Vous pouvez compter sur 5 modes de financement principaux dédiés aux véhicules. Il s’agit de :
- l’achat,
- la location avec option d’achat (LOA),
- la location longue durée (LLD),
- la location moyenne durée (LMD),
- la location courte durée (LCD).
Vous choisirez alors le type de financement le plus adéquat en fonction de la trésorerie de votre structure. Une fois cette étape franchie, il faudra passer par le choix du type de véhicules à intégrer à votre flotte. De manière générale, une flotte automobile d’une entreprise se compose de véhicules particuliers (VP) et de véhicules utilitaires légers (VUL). Pour une gestion de parc automobile optimale, il faudra connaître les marques ainsi que les modèles des véhicules.
Établir une charte automobile ou Car Policy
Pour une bonne gestion de votre flotte automobile, il faut utiliser une Charte automobile efficiente. Celle-ci explique les règles d’utilisation et d’attribution du parc automobile. Ainsi, les collaborateurs peuvent choisir et utiliser le ou les types de véhicules correspondant à leurs fonctions et besoins. La Car Policy rend également plus simple le mécanisme pour commander ou renouveler le parc automobile.
Grâce à cette charte automobile bien établie, vous aurez une parfaite synergie de location ou d’achat automobile. En parallèle, en mettant en place cette charte de gestion de votre flotte de véhicule, vous pourrez disposer d’un TCO (total cost of ownership) pertinent. Vous pourrez compter sur l’utilisation d’outils de gestion et d’analyse de données. Grâce à des indicateurs pertinents, ils permettent de disposer de diverses informations sur les véhicules de la flotte comme le kilométrage mensuel, l’état des véhicules, la fréquence d’utilisation.
Entretenir les véhicules
Une bonne gestion de votre flotte de véhicules suppose nécessairement un entretien régulier et efficace de ces véhicules. Pour leur assurer un bon état de fonctionnement, il est obligatoire d’effectuer régulièrement un contrôle technique. Ce serait un délit de ne pas réaliser de contrôles techniques. De même, il est fortement conseillé de faire des entretiens constructeurs pour assurer le fonctionnement optimal du moteur de chaque véhicule.
En même temps, cette démarche leur assurera une grande longévité et ils ne perdront pas leur garantie constructeur. Un plan d’entretien fourni par le constructeur permet d’activer en permanence ces entretiens. Dans le processus d’entretien de vos véhicules, il ne faudrait pas non plus négliger les pneus. Il faut qu’ils fassent également l’objet de contrôles réguliers et qu’ils soient maintenus sous une pression optimale. La permutation des pneus sera également nécessaire en fonction des routes empruntées et des saisons été et hiver.
Assurer vos véhicules
Pour gérer votre flotte de véhicules, il faut penser à les protéger contre d’éventuels sinistres. Pour cela, quoi de mieux que de leur trouver une assurance convenable. Que vous rouliez avec ou non, il est obligatoire d’assurer vos véhicules. En 2018, on comptait 7,2% de véhicules de flotte parmi la gamme de véhicules dotés d’une assurance. Il existe sur le marché des contrats d’assurance flotte spéciaux. Ces contrats limitent la responsabilité de l’entreprise et des collaborateurs sur les éventuels sinistres liés aux véhicules. De même, en souscrivant une assurance flotte, vous pourrez rendre plus simple votre gestion de parc automobile avec un seul contrat pour prendre en charge tous les véhicules.
Toutefois, l’assurance flotte ne vous met pas à l’abri de probables accidents. Par conséquent, en tant que gestionnaire de parc, il est important de savoir bien gérer les sinistres potentiels. Si vous aviez contracté une assurance auparavant, c’est alors le bon moment pour la faire jouer. Pour activer l’indemnisation des préjudices subis, il faut alors informer rapidement votre courtier ou votre assureur à travers une déclaration de sinistre. Si la prestation a été prévue, cela vous permettra également de bénéficier d’un prêt d’un nouveau véhicule. Si vos collaborateurs qui utilisent les véhicules font l’objet d’amendes, vous pourrez gérer cette situation par la même occasion.